Information zur Datenverarbeitung nach Art. 13, 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie erläutert auch die Wahlmöglichkeiten, die Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten haben („Ihre Rechte“) und wie Sie uns kontaktieren können.
Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist
Pauly & Partner, Partnerschaftsgesellschaft mbB, Rechtsanwälte und Fachanwälte für Arbeitsrecht (Pauly & Partner)
Kurt-Schumacher-Straße 22
53113 Bonn
E-Mail:
Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben, wie wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in unterschiedlichen Kontexten gewährleisten und welche Arten von personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören z.B. Ihr Name, Ihre (dienstlichen und privaten) Kontaktdaten, Ihre Adresse, Hobbys oder Informationen über Erkrankungen oder zum steuerrechtlichen Status (mit Religionszugehörigkeit). Als Bewerbungsdaten behandeln wir alle von Ihnen an uns übermittelten Informationen, neben Ihrem Lebenslauf ggf. auch Ihr Foto, eventuelle Angaben zum Gesundheitszustand oder sonstige private Informationen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies betrifft sowohl Ihre Bewerbungsunterlagen als auch Ihre persönlich mitgeteilten Angaben im Bewerbungsverfahren, z.B. in Telefoninterviews, persönlichen Vorstellungsgesprächen oder bei einem Messebesuch. Zur umfassenden Beurteilung Ihrer Bewerbung benötigen wir in jedem Fall Ihren Lebenslauf sowie Zeugnisse oder entsprechende Nachweise. Weitere Angaben, auch ein Foto, sind freiwillig.
Umfang der Datenverarbeitung/Verwendungszwecke/Speicherdauer
Wir verarbeiten die im Rahmen Ihrer Bewerbung angegebenen Daten zum Zwecke der Prüfung Ihrer Bewerbung und der Eignung für die ausgeschriebene Stelle. Für diesen Zweck erheben wir zudem personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (etwa beruflichen Netzwerken wie XING) zulässigerweise gewonnen haben. Nach Abschluss des Bewerberauswahlverfahrens werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen noch für sechs Monate aufbewahren und danach löschen bzw. etwaige Kopien vernichten, sofern wir keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen geschlossen haben. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b), f. DSGVO, § 26 BDSG.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.
Unabhängig von vorstehend beschriebener Löschregel speichern wir Ihre reinen Stammdaten (Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift sowie Geburtsdatum und den Absagegrund) für einen Zeitraum von zwölf Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern wir mit Ihnen keinen Arbeitsvertrag geschlossen haben. Wir benötigen diese Daten für die Erkennung von Dublettenbewerbern und zur Erstellung von Recruiting-Kennzahlen. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Falls Sie unter 18 Jahre alt sind, benötigen wir bei Abschluss eines Vertrages mit Ihnen die Zustimmung Ihrer Erziehungsberechtigten. Auch eine längere Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten (z.B. für ein späteres Studienpraktikum) erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung und dem Einverständnis der Eltern, das in den Mustern vermerkt wird.
Längerfristige Speicherung Ihrer Bewerbung
Falls wir Ihre Bewerbung auf eine konkrete Stelle nicht berücksichtigen konnten, möchten wir in einigen Fällen Ihre Bewerbung dennoch gern in unserem Bewerberpool speichern. Im Fall einer erwünschten längerfristigen Speicherung werden wir Sie gesondert per E-Mail kontaktieren und um Zustimmung bitten.
Im Falle Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Bewerbungsdaten höchstens fünf Jahre. Anschließend löschen wir Ihre Daten, wenn Sie keine weitere Speicherung wünschen. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.
Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
Umfang der Datenverarbeitung und Verwendungszwecke
(1) Vorbereitung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung. Der Umfang der Datenverarbeitung und die konkreten Zwecke hängen hierbei vom jeweiligen Vertrag ab.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen persönlich besteht oder eingegangen werden soll. Sofern Sie hingegen für einen Dritten, insbesondere Ihren Arbeitgeber, handeln, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
(2) Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen
Pauly & Partner unterliegt – wie jedes Unternehmen/jede Kanzlei in der Europäischen Union – verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, Überprüfungen von Daten unserer Mandanten durchzuführen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in diesen Fällen nur, soweit es für diese gesetzlichen Vorgaben erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Diese gesetzlichen Vorgaben beziehen sich insbesondere auf:
Dauer der Datenspeicherung
Pauly & Partner verarbeitet die erhobenen personenbezogenen Daten der Geschäftspartner, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen sowie auf Basis der Interessenabwägung erforderlich ist.
Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert und danach gelöscht/vernichtet. Längere Fristen können gelten, wenn wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. Im Falle eines rechtskräftigen Titels besteht eine längere Aufbewahrungsfrist, in der Regel 30 Jahre.
Weitergabe von Daten an Dritte
An externe Empfänger geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht. Externe Empfänger können sein:
Datenkategorien
Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
(1) Vorbereitung und Durchführung unserer Beratungstätigkeit
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Vertragserfüllung umfasst die Verarbeitung von Daten zu folgenden Zwecken:
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO zu den oben genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich. Im Falle unserer Mandatierung kann eine angemessene anwaltliche Beratung und Vertretung Ihrer rechtlichen Interessen nur unter der Voraussetzung der Erhebung bestimmter personenbezogener Daten gewährleistet werden. Ohne diese Daten werden wir in der Regel das Mandat ablehnen oder ggf. beenden müssen.
Pauly & Partner bezieht Ihre persönlichen Daten auch aus Drittquellen, soweit es nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO für die Durchführung des Mandatsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist ggf. auch die Erhebung weiterer persönlicher Daten bei Verfahrensgegnern und deren Vertretern (z.B. Rechtsanwälten), Sachverständigen, Gerichten und anderen öffentlichen Behörden sowie aus öffentlichen zugänglichen Quellen, soweit es für die anwaltliche Beratung sowie für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte erforderlich ist.
(2) Datenverarbeitung als Gegner oder sonstiger Verfahrensbeteiligter
Aufgrund unserer Mandatstätigkeit verarbeiten wir auch personenbezogene Daten von Ihnen als Verfahrensgegner, deren Vertreter (z.B. Rechtsanwälte), Sachverständige, Richter, Gerichtsmitarbeiter und Sachbearbeiter in öffentlichen Behörden. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um unseren Vertrag mit dem Mandanten zu erbringen und daher nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) – oder weitergehend nach lit. f) – DSGVO gerechtfertigt. Diese Datenverarbeitung erfolgt, um den Mandatsvertrag zu erfüllen.
Für diese Verarbeitungsvorgänge gelten die in diesem Dokument beschriebenen Grundlagen, auch zu Ihren Rechten als Betroffener. Beachten Sie aber, dass aufgrund des besonders geschützten Anwaltsgeheimnisses Ihre Rechte stark eingeschränkt sind. Es ist uns in vielen Fällen untersagt, Informationen zu Ihnen herauszugeben, wenn die Verträge mit unseren Mandanten betroffen sind (§ 203 StGB).
Die insoweit verarbeiteten Daten erhalten wir vorrangig von unseren Mandanten. Weiterhin können wir die Informationen auch aus öffentlichen Quellen erhalten, z.B. Websites, Gerichts- und Behördenkontaktverzeichnisse usw. Auch Kollegen und Gegner können uns entsprechende Informationen bereitstellen.
(3) Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um gesetzliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen, einzuhalten. Derartige Verpflichtungen ergeben sich z.B. aus dem Handels-, dem Steuer-, dem Geldwäsche-, dem Finanz- oder dem Strafrecht. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung; die Verarbeitung dient in diesen Fällen in der Regel dem Zweck, staatlichen Kontroll- und Auskunftspflichten nachzukommen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
(4) Empfänger/Kategorien von Empfängern
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten weiter, wenn dies zur Durchführung unserer Beratungstätigkeit erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht.
(5) Pflicht zur Bereitstellung
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist je nach Einzelfall die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten für eine Beratung erforderlich. Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann es sein, dass wir keine Beratung werden durchführen können.
(6) Speicherdauer
Die für die Beratungstätigkeit von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Wegfall der gesetzlichen Verpflichtung. Im Falle eines rechtskräftigen Titels besteht eine längere Aufbewahrungsfrist, in der Regel 30 Jahre.
Beim Zugriff auf unsere Webseite werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internetserviceproviders und Ähnliches. Zudem wird die IP-Adresse übertragen und dazu verwendet, den von Ihnen gewünschten Dienst zu nutzen. Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an.
Diese Logfile-Daten werden von uns umgehend nach Beendigung des Nutzungsvorgangs gelöscht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Sofern Sie uns eine Anfrage per E-Mail bzw. über das Kontaktformular zukommen lassen, erheben wir Ihre mitgeteilten Daten nur für die Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens. Diese Angaben speichern wir für Nachweiszwecke über einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Ihre Daten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist, um Ihre Anfrage zu beantworten oder durch eine gesetzliche Grundlage erlaubt und geboten ist.
Wir treffen auf unseren Seiten technische und betriebliche Sicherheitsvorkehrungen, um die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten vor einem Zugriff durch Dritte, einem Verlust oder Missbrauch zu schützen und einen gesicherten Datentransfer zu ermöglichen.
Wir müssen Sie darauf hinweisen, dass es aufgrund der Struktur des Internets zu einem ungewollten Datenzugriff durch Dritte kommen kann. Es liegt daher auch in Ihrem Verantwortungsbereich, Ihre Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen. Ohne entsprechende Schutzmaßnahmen können insbesondere unverschlüsselt übertragene Daten, auch wenn dies per E-Mail erfolgt, von Dritten mitgelesen werden.
Jede betroffene Person hat folgende Rechte:
Darüber hinaus steht dem Betroffenen ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Für die Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich am einfachsten an
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