Digitale Personalakte ab 2027?

Ab dem 01.01.2027 entfällt die Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Bedeutet das, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt eine vollständig digitale Personalakte führen müssen?

Worum geht es?

Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind Arbeitgeber grundsätzlich schon seit 2022 verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Dazu zählen z.B.

• Unterlagen, aus denen die Angaben zu Staatsangehörigkeit/Versicherungsfreiheit/Befreiung von der Versicherungspflicht hervorgehen,
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter,
• Bescheide der Krankenkassen zur Versicherungspflicht,
• Nachweise der Elterneigenschaft sowie
• weitere in § 8 Abs. 2 BVV ausdrücklich genannten Unterlagen.

Die elektronische Führung dieser Unterlagen ist somit nicht erst ab 2027 neu. Bislang konnten sich Arbeitgeber jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherungen nach § 8 Abs. 3 S. 2 BVV von dieser Pflicht befreien lassen und die Unterlagen weiter in Papierform führen. Die Befreiungsmöglichkeit entfällt zum 31.12.2026 ersatzlos. Ab dem 01.01.2027 gilt die elektronische Führung ausnahmslos für jeden Arbeitgeber.

Wichtig: Es geht nicht um die gesamte Personalakte

Die Pflicht betrifft gerade nicht die gesamte Personalakte. Betroffen sind nur die in § 8 Abs. 2 BVV aufgezählten Unterlagen. Es besteht also keine gesetzliche Pflicht, künftig nur noch elektronische Personalakten zu führen. Nicht von der Pflicht nach § 8 Abs. 2 BVV erfasst sind beispielsweise:

• Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse,
• Abmahnungen,
• Mitarbeiterbeurteilungen oder
• der allgemeine Schriftverkehr mit Beschäftigten.

Welches Format ist zulässig?

Die formalen Anforderungen sind überschaubar. Dabei sind insbesondere die Vorgaben der BVV und der sog. Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen zu beachten. Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien (JPEG, BMG, PNG, TIFF). Auch eingescannte Dokumente reichen aus. Entscheidend ist hierbei jedoch, dass die Ablage in Anlehnung an die GoBD-Grundsätze ordnungsgemäß, strukturiert und jederzeit auffindbar erfolgt. Eine unsortierte Sammlung von Dateien auf einem Netzlaufwerk genügt dem in der Praxis regelmäßig nicht. Bei einer Anforderung im Rahmen einer Betriebsprüfung muss die jeweilige Unterlage grundsätzlich als separate Datei zur Verfügung gestellt werden können.

Gilt das auch rückwirkend?

Die Pflicht betrifft nur Unterlagen und Vorgänge, die ab dem 01.01.2027 neu entstehen. Bereits vorhandene Papierunterlagen müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.

Was passiert bei Verstößen?

Wer bei einer Betriebsprüfung ab 2027 keine elektronischen Entgeltunterlagen vorlegen kann, gilt als nicht prüfungsfähig. Die Folgen können Bußgelder, Rückfragen und Nachforschungen der Deutschen Rentenversicherung sein.

Praxishinweise

Für Unternehmen bedeutet der Jahreswechsel daher vor allem, die internen Prozesse zu überprüfen.

• Prüfen Sie, ob Sie aktuell von der Befreiung nach § 8 Abs. 3 S. 2 BVV Gebrauch machen. Diese läuft spätestens Ende 2026 aus.
• Identifizieren Sie, welche Entgeltunterlagen in Ihrem Betrieb noch in Papierform geführt und künftig digital aufbewahrt werden sollten.
• Richten Sie frühzeitig eine strukturierte, GoBD-konforme digitale Ablage ein.
• Klären Sie unternehmensintern, welches System künftig führend sein soll, um Doppelablagen zu vermeiden.

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht Inga Leopold und stud. iur. Hermine Kidiapongo