Auswirkungen einer fehlenden Arbeitszeiterfassung im Überstundenprozess

Ausgangspunkt

Überstundenprozesse bereiten häufig Schwierigkeiten hinsichtlich der Beweisbarkeit tatsächlich geleisteter Arbeitszeiten. In solchen Verfahren trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer als Kläger die Beweislast für die erbrachten Arbeitsstunden. Teuer kann es werden, wenn der Arbeitgeber diesem Vortrag nicht mit Substanz entgegentreten kann; z.B., weil es im Betrieb keine Arbeitszeiterfassung gibt. So erging es dem Arbeitgeber in einem Fall, den das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen in einem Urteil vom 09.12.2024 (LAG Niedersachsen Urt. v. 9.12.2024 – 4 SLa 52/24) entschieden hat. Weil es an einer Aufzeichnung der Arbeitszeiten fehlte, galten die von der Arbeitnehmerin vorgetragenen Überstunden als zugestanden und der Arbeitgeber musste 46.531,42 € brutto an sie zahlen. Die Entscheidung könnte der vom Bundesarbeitsgericht angenommenen Aufzeichnungspflicht für sämtliche Arbeitszeiten (BAG, Beschl. v. 13.09.2022 – 1 ABR 21/22; siehe dazu unser Beitrag "Vollständige Zeiterfassung ist nach BAG bereits gesetzlich Pflicht") eine ganz neue Relevanz geben.

Der Sachverhalt

Gegenstand des Verfahrens war die Vergütung von Überstunden. Die Klägerin war als Teilzeitbeschäftigte mit einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit von 24 Stunden angestellt. Sie behauptete, im Zeitraum von Februar 2020 bis Dezember 2022 täglich von montags bis freitags mindestens von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr mit einer Stunde Pause und gelegentlich samstags von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr gearbeitet zu haben. Die Arbeitszeiten entsprachen dabei den Öffnungszeiten des Betriebs, da ihre Aufgabe darin bestand, die telefonische Erreichbarkeit sicherzustellen. Für die geleisteten Überstunden verlangte die Klägerin nun eine Vergütung. Die Beklagte bestritt jedoch, dass die Klägerin tatsächlich in dem behaupteten Umfang Überstunden geleistet hatte.

Die Entscheidung des LAG Niedersachsen

Nachdem das Arbeitsgericht die Klage noch abgewiesen hatte, gab das LAG der Klage statt. Die Klägerin habe im ausreichenden Maße nachgewiesen, dass sie Überstunden geleistet habe, die von der Beklagten zu vergüten seien. Insbesondere sei dabei ausreichend gewesen, dass die Klägerin die behaupteten Überstunden schriftlich dokumentiert hatte. Wolle sich ein Arbeitgeber gegen solch eine Behauptung wehren, müsse er seinerseits im Rahmen seiner abgestuften Darlegungslast substantiiert nachweisen, welche Arbeitsleistungen zu welchem Zeitpunkt von dem Arbeitnehmer erbracht oder nicht erbracht wurden. Ist er dazu nicht in der Lage, so gelten die vom Arbeitnehmer behaupteten geleisteten Arbeitszeiten gem. § 138 III ZPO als zugestanden.

Das Gericht machte dabei deutlich, dass der Arbeitgeber sich im Rahmen der abgestuften Beweislast entgegenhalten muss, dass er keine eigenen Arbeitszeitaufzeichnungen angefertigt hat. Aus einer europarechtskonformen Auslegung des § 3 II Nr. 1 ArbSchG folge nach der Rechtsprechung des BAG, dass der Arbeitgeber verpflichtet sei, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen, um die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer vollständig zu erfassen. Diese Aufzeichnungspflicht sei zwar eine arbeitsschutzrechtliche und keine vergütungsrechtliche Verpflichtung und führe nicht zu einer Verschiebung oder gar einer Umkehr der Beweislast. Mittelbar sei aber festzustellen, dass es aufgrund der bestehenden Aufzeichnungspflicht dem Arbeitgeber nicht unzumutbar sei, dem Vortrag des Arbeitnehmers im Überstundenprozess substantiiert entgegenzutreten.

Für den konkreten Fall bedeutete das: Das LAG unterstellte die von der Klägerin vorgetragenen Überstunden als richtig. Nachdem es außerdem davon ausging, dass die Überstunden von dem Arbeitgeber veranlasst worden waren, da es die Aufgabe der Klägerin war, während der Öffnungszeiten des Betriebs das Telefon zu besetzen, sprach es ihr die eingeklagte Überstundenvergütung zu.

Konsequenzen für den Arbeitnehmer

• In einem Überstundenprozess liegt die Beweislast für erbrachte Arbeitszeiten grundsätzlich beim Arbeitnehmer als Kläger.
• Der Arbeitnehmer kommt seiner Darlegungslast im ersten Schritt ausreichend nach, wenn er seine konkret geleisteten Arbeitszeiten schriftlich dokumentiert und vorlegen kann. Es ist dann Sache des Arbeitgebers, konkrete Weisungen zur Lage der Arbeitszeit oder anderen Sachverhalt zum Umfang der Arbeitsleistung vorzutragen, um den Behauptungen des Arbeitnehmers entgegenzutreten.

Konsequenzen für den Arbeitgeber

• Der Arbeitgeber ist nach Auffassung des BAG arbeitsschutzrechtlich auf der Grundlage von § 3 II Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten seiner Beschäftigten einschließlich Überstunden zu erfassen (vgl. auch BAG v. 13.09.2022 - 1 ABR 22/21). Dies geht über die in § 16 Abs. 2 ArbZG geregelten Aufzeichnungspflichten für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen und für Überstunden hinaus.
• Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, können sich mittelbar Nachteile im Rahmen eines Überstundenprozesses ergeben. Existieren keine eigenen Aufzeichnungen, wird es schwer, dem Arbeitnehmer etwas entgegenzuhalten, wenn er seinerseits Aufzeichnungen angefertigt hat.
• Zur Risikominimierung empfiehlt sich die Aufnahme einer Verfallsklausel in die Arbeitsverträge, damit offene Ansprüche nur für begrenzte Zeit in die Vergangenheit geltend gemacht werden können. Diese muss regelmäßig aktuell gehalten werden. (Im hiesigen Fall enthielt der Vertrag zwar eine solche Klausel – diese war aber unwirksam, da die Anwendung auf Ansprüche aus vorsätzlicher, unerlaubter Handlung nicht ausgeschlossen war.)
• Vertrauensarbeitszeitmodelle sollten mit Vorsicht angewandt werden. Auch die aktuelle Koalition hat die Regelung einer umfassenden Arbeitszeiterfassung auf der Agenda und es muss zumindest mittelfristig damit gerechnet werden, dass sie über kurz oder lang auch Gesetzeslage wird.

Ausblick

Das LAG Niedersachen hat die Revision zugelassen, die von der Beklagten auch eingelegt wurde. Sie ist unter dem Aktenzeichen 5 AZR 40/25 beim BAG anhängig. Es bleibt also spannend, ob das BAG die Entscheidung des LAG Niedersachsen bestätigen wird.

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht Inga Leopold und stud. iur. Hermine Kidiapongo