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Neue Regeln zum Verfall von Urlaubsansprüchen, Teil II: Das BAG stellt klar, was Arbeitgeber unternehmen müssen

1. Juli 2019

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in der vergangenen Woche die Entscheidungsgründe zu einem Urteil aus Februar 2019 veröffentlicht, das wichtige Hinweise für die Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung zum Verfall von Urlaubsansprüchen enthält (Entscheidungsgründe zum Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16). Das EuGH-Urteil vom 06.11.2018 hatten wir im vergangenen Jahr hier besprochen. Danach war zumindest klar, dass in der Unternehmenspraxis die Initiative für die Beantragung von Urlaub nicht länger beim Arbeitnehmer liegen darf, wenn die Resturlaubsansprüche der Vorjahre nicht über mehrere Jahre hinweg bestehen bleiben sollen. Der EuGH fordert, dass der Verfall von nicht genommenen Urlaub – nach deutschem Urlaubsrecht zum 31.12. des Urlaubs- bzw. 31.03. des folgenden Jahres – nur dann eintreten darf, wenn der Arbeitnehmer über seine Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall aufgeklärt wurde und vom Arbeitgeber, „erforderlichenfalls förmlich“ rechtzeitig aufgefordert wurde, seinen Urlaub zu nehmen. Konkreter fielen die Vorgaben nicht aus, so dass viele Unternehmen noch kurz vor Jahresende 2018 vielfältige Ideen hatten, um die Anforderungen umzusetzen. Die Bandbreite reichte von Hinweisen auf oder mit der Lohnabrechnung über Belehrungen auf den Formularen für Urlaubsanträge bis hin zu Rundmails und Aushängen am physischen oder digitalen Schwarzen Brett. Jedenfalls die letzten beiden Optionen sind nach der Konkretisierung durch das BAG nicht länger ratsam.

Welche Vorgehensweise sieht das BAG vor?

Der im Folgenden zitierte Absatz dürfte der wichtigste Abschnitt der Entscheidung sein; er lässt erkennen, welche Anforderungen an die Mitwirkung des Arbeitgebers das BAG sieht:

„(…) Er kann seine Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig zum Beispiel dadurch erfüllen, dass er dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn auffordert, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und ihn über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn dieser den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt. Die Anforderungen an eine „klare“ Unterrichtung sind regelmäßig durch den Hinweis erfüllt, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, er ihn aber nicht beantragt. (…)“

Es gilt also:

  • Zeitpunkt: Der Hinweis des Arbeitgebers kann bereits zu Beginn des Kalenderjahres erfolgen. Für den spätesten Zeitpunkt dürfte weiterhin gelten, dass der Hinweis so rechtzeitig erfolgen muss, dass der offene Urlaubsanspruch auch tatsächlich noch gewährt werden kann. Bei 30 offenen Urlaubstagen reicht ein Hinweis Anfang Dezember also nicht aus, der Urlaub müsste übertragen werden und verfällt nicht am 31.12.
  • Form: Der Hinweis muss (mindestens) in Textform erfolgen, also z.B. per E-Mail oder Brief. Da der Arbeitgeber vor Gericht die Beweislast dafür trägt, dass die Mitarbeiter über ihre Urlaubsansprüche informiert wurden, sollte ein Übermittlungsweg gewählt werden, der es ermöglicht, nachzuverfolgen, ob der Mitarbeiter die Hinweise erhalten hat (Einwurfeinschreiben, E-Mail mit Lesebestätigung, Gegenzeichnung o.ä.).
  • Inhalt: Der Hinweis muss den Urlaubsanspruch, d.h. die Anzahl der dem Arbeitnehmer zustehenden Urlaubstage, des betreffenden Jahres (!) konkret bezeichnen. Der Arbeitnehmer muss daneben dazu aufgefordert werden, seinen Urlaub rechtzeitig zu beantragen und darüber belehrt werden, dass der Urlaub ansonsten verfällt.

Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, verfallen nicht genommene Urlaubsansprüche weder am 31.12. des Urlaubsjahres noch am 31.03. des Folgejahres.

Wichtig!

Das BAG hat klargestellt, dass der Arbeitnehmer konkret und individualisiert informiert werden muss. Abstrakte Hinweise, z.B. im Arbeitsvertrag, in einer Kollektivvereinbarung oder in einem Merkblatt genügen den Anforderungen in der Regel nicht! Damit dürften auch Aushänge an Schwarzen Brettern oder im Intranet mit erheblichen Rechtsunsicherheiten verbunden sein. Unternehmen, die sich nach der EuGH Entscheidung für eine dieser Formen zur Erfüllung der Hinweispflichten entschieden hatten, sollten die Vorgehensweise in jedem Fall anpassen.

Kein Vertrauensschutz

Das BAG hat sich in seiner Entscheidung auch damit befasst, ob Arbeitgebern im Hinblick auf diese neuen Vorgaben ein Vertrauensschutz zukommt. Immerhin gab es eine jahrelange, gefestigte Rechtsprechung dazu, dass der Urlaub ohne Weiteres am Jahresende bzw. am Ende des Übertragungszeitraums nach § 7 Abs. 4 BUrlG verfällt, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht rechtzeitig genommen oder den Arbeitgeber durch einen Urlaubsantrag nicht wenigstens in Verzug gesetzt hatte. Informationspflichten des Arbeitgebers über offene Urlaubsansprüche und die Rechtsfolgen der nicht rechtzeitigen Inanspruchnahme gab es nach dieser Rechtsprechung nicht.

Das BAG hat diesen Überlegungen jedoch eine klare Absage erteilt: Eine Einschränkung der zeitlichen Geltung der Entscheidung des EuGH hätte der Europäische Gerichtshof selbst vornehmen müssen. Fehlt – wie hier – eine zeitliche Einschränkung, sind die vom EuGH herausgearbeiteten Auslegungsgrundsätze zu nationalen Gesetzen, die auf Europäischen Richtlinien beruhen, ohne zeitliche Einschränkung anwendbar und damit auch auf Sachverhalte, die vor Bekanntwerden dieser Grundsätze stattfinden.

Fazit und Ausblick: Wer hat Handlungsbedarf?

So streng die vom EuGH aufgestellten und vom BAG nun näher konkretisierten Anforderungen an die Hinweispflichten des Arbeitgebers sind: Praktische Relevanz haben sie natürlich in erster Linie in den Unternehmen, in denen entweder keine Übersicht zur Erfüllung der Urlaubsansprüche geführt wird, so dass – häufig bei einem Trennungsszenario – die Möglichkeit besteht, dass Arbeitnehmer plötzlich eine zwei- bis sogar dreistellige Zahl angeblich noch offener Urlaubsansprüche „aus dem Hut zaubern“ und eine finanzielle Kompensation verlangen oder aber, in denen es bekanntermaßen Mitarbeiter gibt, die u.U. aus falsch verstandener Loyalität zum Unternehmen schlicht keine oder nur sehr wenige Urlaubsanträge einreichen, so dass sich eine relevante Zahl an Urlaubstagen in der Vergangenheit angesammelt hat und aktuell weiter ansammelt. Auch in Arbeitsverhältnissen, die so gelebt werden, dass Arbeitnehmern praktisch nie Urlaub gewährt wird (Minijobber, Aushilfen u.ä.), wird sich die neue Rechtsprechung praktisch auswirken.

Weniger dringend schätzen wir den Handlungsbedarf dort ein, wo Mitarbeiter – es sei denn, sie sind durchgehend erkrankt und damit nicht in der Lage, ihren Urlaub zu nehmen – ihren vollen Urlaub regelmäßig, spätestens bis zum 31.03. des Folgejahres, nehmen und damit keine offenen Urlaubsansprüche produzieren. Werden die gewährten Urlaubstage ordentlich in der Personalabteilung nachgehalten und wird diese aktiv, wenn sie feststellt, dass einzelne Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen, hat die neue Rechtsprechung kaum praktischen Auswirkungen.

Zum Thema Urlaub werden in nächster Zeit noch weitere Entscheidungsgründe des BAG, u.a. auch zur Thematik der Kürzung von Urlaub während eines unbezahlten Sonderurlaubs (z.B. für ein Sabbatical o.ä.) erwartet. Wir werden hier über die daraus resultierenden Folgen berichten.


Inga Leopold, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht


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